Alles wat je moet weten over je btw-aantgifte

Vooraleer een economische activiteit aangevangen wordt, en vooraleer een btw-nummer aangevraagd kan worden, moet eerst een inschrijving gedaan worden in deKruispuntbank voor ondernemingen. Die zal een ondernemingsnummer toekennen.

Natuurlijke personen moeten deze aanvraag indienen bij een erkend ondernemingsloket naar keuze. Rechtspersonen dienen hun aanvraag in bij de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel.

Vervolgens, nog voor het aanvangen van de activiteit, moet een formulier ingevuld en ingediend worden bij het bevoegde btw-kantoor.

De aanvraag tot btw-identificatie kan op de volgende wijze gedaan worden:

• Ter plaatse, door het formulier 604A in te vullen op het btw-kantoor.
• Per post, door het ingevulde formulier 604A naar het btw-kantoor te verzenden. Dit formulier kan je online vinden, op het btw-kantoor, bij de griffie van de rechtbanken van koophandel en bij erkende ondernemingsloketten.
• Tegen vergoeding, door een erkend ondernemingsloket of een derde die volmachthouder is.

Het btw-kantoor zal vervolgens het ondernemingsnummer activeren als btw-identificatienummer. Uiteindelijk brengt die de btw-plichtige hiervan op de hoogte via een aangetekend schrijven.

Iedere wijziging van de informatie die werd opgenomen in het formulier 604A (benaming, adres, activiteitscode,…) moet gemeld worden aan het bevoegde btw-kantoor. Dit gebeurt via een formulier 604B. Dat formulier moet je volledig ingevuld binnen de maand vanaf het moment van de wijziging aan je btw-kantoor bezorgen.

Ook elke stopgezette economische activiteiten waarvoor je btw-belastingplichtige bent, moet je binnen één maand aangeven op het btw-kantoor met het formulier 604C.

Aangifteplicht

De periodieke btw-aangifte heeft als doel de administratie op de hoogte te brengen van:

• Het bedrag van de bij klanten uitgevoerde handelingen (uitgaande handelingen) en de btw die op deze handelingen verschuldigd is
• Het bedrag van de handelingen met leveranciers (binnenkomende handelingen) en hoeveel de aftrekbare btw daarop bedraagt

Met deze aangifte wordt het verschil tussen de verschuldigde btw en de aftrekbare btw duidelijk.

Je moet deze periodieke aangifte indienen van zodra:

• Je onderneming onderworpen is aan de btw
• Je een recht op aftrek hebt van btw
• Je niet vrijgesteld bent van deze plicht (bijvoorbeeld wanneer je onderneming onderworpen is aan de bijzondere landbouwregeling)

Termijn

Indien het omzetcijfer van je onderneming hoger is dan 2.500.000 euro (excl. btw), moet je elke maand een btw-aangifte indienen. Je moet die aangiften indienen en in voorkomend geval de daaruit voortvloeiende verschuldigde btw betalen ten laatste de 20ste van de maand die volgt op de maand van de activiteiten. Als je maandelijkse btw-aangiften indient, dien je eveneens een voorschot te betalen op de belasting voor de handelingen van de maand december van hetzelfde jaar.

Is het omzetcijfer van je onderneming hoogstens 2.500.000 euro (excl. btw), dan kan je kiezen voor driemaandelijkse aangiften, op voorwaarde dat je uiterlijk de 20ste van de 2de en de 3de maand van het kwartaal een voorafbetaling doet gelijk aan een derde van de verschuldigde btw van het vorige kwartaal. Je moet die aangiften indienen en in voorkomend geval het saldo van de verschuldigde btw betalen ten laatste de 20ste van de maand die volgt op het kwartaal van de activiteiten.

Vorm

In principe moet je je periodieke btw-aangifte altijd op elektronische wijze indienen via de Intervat toepassing.

Als dat om een van de volgende redenen niet mogelijk is, bijvoorbeeld omdat je niet over de nodige informaticamiddelen beschikt of er technische problemen zijn, dan kan je een papieren aangifte indienen. Daarvoor moet je een ondertekende, schriftelijke verklaring met de redenen indienen bij je btw-controlekantoor. Je moet daar ook blanco aangifteformulieren (nr 625) aanvragen en ze naar het scanningcentrum sturen.

Aangifteplicht

De klantenlisting (jaarlijkse opgave van belastingplichtige afnemers) is een lijst van Belgische btw-nummers van jouw klanten aan wie je onderneming goederen heeft geleverd of diensten heeft verstrekt tijdens het vorige kalenderjaar en die voor een totaalbedrag van meer dan 250 euro (excl. btw). Je klanten die alleen vrijgestelde handelingen verrichten (artikel 44 van het Btw-Wetboek) en die toch over een BE-nummer beschikken, moeten niet in de listing worden opgenomen.

Die lijst bevat voor elke klant het totaalbedrag aan leveringen en diensten en het totaalbedrag van de aangerekende btw.

Als je onderneming btw-plichtig is, zal je jaarlijks een klantenlisting moeten indienen. Je moet echter geen klantenlisting indienen als je onderneming alleen handelingen verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44 W.BTW en die geen recht geven op aftrek van de btw.

Als je in het vorige jaar geen handelingen hebt verricht die op de klantenlisting moeten worden vermeld, dan zal je, als je onderneming periodieke btw-aangiften moet indienen, in de laatste periodieke btw-aangifte van het kalenderjaar het daartoe voorziene vak in kader VIII aankruisen. In dat geval moet je geen klantenlisting indienen, dus ook geen nihil-listing. Als je onderneming onderworpen is aan de vrijstellingsregeling of aan de bijzondere landbouwregeling moet je een nihil-listing indienen. Als je onderneming aan een andere regeling onderworpen is, volstaat een schriftelijke melding aan je btw-kantoor.

Termijn

Je moet je klantenlisting elk jaar indienen voor 31 maart. Als je je activiteit hebt stopgezet, moet je de klantenlisting indienen binnen de drie maanden na het verlies van je hoedanigheid als btw-belastingplichtige.

Vorm

Als je onderneming periodieke btw-aangiften moet indienen, moet je in principe de klantenlisting langs elektronische weg indienen via Intervat.

Als je je periodieke btw-aangiften op papier indient, kan je dat op dezelfde manier doen voor de klantenlisting. Je moet het formulier aanvragen bij je btw-kantoor en het indienen bij het scanningcentrum.

Als je onderneming onderworpen is aan een andere regeling (vrijstellingsregeling, landbouwregeling, enz.) ben je vrijgesteld van de verplichting tot elektronische indiening, al kan je er nog steeds voor kiezen om toch Intervat te gebruiken.

Aangifteplicht

Elke eigenaar van een pas opgericht gebouw moet een btw-aangifte indienen, die een omstandige opgave bevat van de voor het bouwen ontvangen facturen waarop de btw in rekening werd gebracht. Bovendien moet er aangifte worden gedaan van de zelf of door niet-btw-belastingplichtigen verrichte werkzaamheden, alsook van nog niet voltooide werkzaamheden.

Je moet dat niet op eigen initiatief doen. Je gemeente levert jou voor de bouw van je woning een stedenbouwkundige vergunning af en zij licht ook de btw-administratie in die je dan vervolgens een btw-aangifte toestuurt (speciale aangifte 106.3).

Termijn

1. b) Termijn

Je moet uiterlijk binnen 3 maanden na de ontvangst van je nieuw kadastraal inkomen deze btw-aangifte indienen bij het bevoegde btw-kantoor, die de aangifte naar jou verstuurde.

Vorm

De aangifte zelf bestaat uit 4 delen:

1. In Vak I vermeld je algemene gegevens waaronder:

De datum waarop je je intrek nam in je nieuwe woning (= ingebruikname van het gebouw), enz.

 

2. In Vak II geef je een overzicht van alle facturen voor de werken die je liet uitvoeren door professionele zelfstandigen of aannemers (uitgezonderd de factuur van je architect).

 

3. In Vak III vermeld je alle facturen van bouwmaterialen die je zelf aangekocht hebt. Ook de aankopen waarvoor je geen factuur kreeg, moet je vermelden.

 

4. In Vak IV geef je een opsomming van de werken die jij, je familieleden of derden zelf deden zonder daarvoor betaald te worden. Je vermeldt:

• naam, adres, beroep, familieband (bv. vader, schoonbroer …)
• de werken die je hebt gedaan en hoeveel tijd dit in beslag nam
• een verwijzing naar de gebruikte materialen die vermeld zijn in vak III

Je ondertekent de aangifte en schrijft er bij “Voor echt verklaard op …” en de datum.

1. d) Bijlagen

Je zal bepaalde bijlagen moeten voegen bij je btw-aangifte:

• Het plan van je nieuwe woning, getekend door de architect
• De bestek(ken)
• Alle originele facturen (dus geen kopieën!) vermeld in de vakken II en III
  Uiteraard krijg je deze facturen later terug.
• Eventuele bewijsstukken waaruit blijkt dat jij, je familieleden of derden gratis werken hebben uitgevoerd aan je nieuwe woning (de btw-administratie moet immers kunnen controleren of de personen die gratis werken hebben verricht al dan niet btw-plichtig zijn)

Belangrijk is dat je gedurende 5 jaar vanaf de datum van betekening van het kadastraal inkomen alle plannen, bestekken en facturen nog moet bewaren en kunnen voorleggen, wanneer een btw-ambtenaar deze documenten wil bekijken.